“精兵強將”筑夢政府采購事業

——中國機械進出口(集團)有限公司招標采購事業部的“十二時辰”

作者:昝妍 來源:中國政府采購報 發布時間:2019-09-18

  【編者按】 

  一晃五年,政府采購代理機構資格認定行政審批的取消確實給整個市場帶來了新的發展動能,代理機構數量的井噴式增長“如期而至”,“鯰魚入池”也有效激發了市場競爭活力,政府采購代理行業迎來了又一波發展高潮。但與此同時,一些市場亂象也悄然而至,如“一人公司”“皮包公司”“夫妻店”頻現,行業的專業水準被“稀釋”,惡性競爭加劇等等。此時,樹立正向的職業信仰,傳播行業正能量,確立“褒揚誠信、懲戒失信”的導向勢在必行。為此,我報特選取了一些執業較為規范的代理機構進行報道,以期引導政府采購代理市場健康發展。 

  2014年取消代理機構資格認定行政審批后,幾乎“零門檻”的備案機制使政府采購社會代理機構數量呈現爆發式增長態勢,這其中難免魚龍混雜,亂象頻出。但經過多年來市場的大浪淘沙,一些已被洶涌的波濤吞沒,一些卻乘風破浪,堅定地行駛在健康發展的政府采購代理市場航程上。

  在北京市的阜成門附近,有一支“老牌”政府采購代理團隊,自2004年團隊建成以來,獲獎無數,在采購人中留下了一片“好口碑”。面對近年來政府采購代理機構數量爆發式增長,市場“僧多粥少”的局面,他們逆勢突圍,向陽而生,經營規模非但沒有下降,還逐年大幅增長,30多人的團隊撐起了每年近百億元的采購額,拿下了中央單位采購代理市場相當可觀的份額。并且,只要查詢近年來財政部門公布的政府采購代理機構監督檢查公告就能發現,該團隊是少數幾家執業較為規范,未受處理處罰的代理機構。這一切成績的背后,是該團隊對標準化、規范化、專業化職業理念的堅守。

  以標準化奠定扎實根基 

  早上八點,記者開始了在中國機械進出口(集團)有限公司招標采購事業部(以下簡稱“采購部”)一天的蹲點采訪,希望搞清這樣一個政府采購社會代理行業頭部團隊是怎樣煉成的。跟著一手提著筆記本電腦,一手拿著“工具箱”的采購部項目經辦人小張,記者來到公司的第一開標室。他打開門,撥電閘、啟動投影儀、打開幕布、打印機、電腦開機、從“工具箱”拿出剪刀和紙張,從公文夾取出投標保證金發票和收據……

  八點半。記者看到,投標人陸續簽到,小張和助手小蔡開始檢查投標文件的密封、標記。

  九點。投標止,開標起。公證處人員檢查投標文件的密封和標記。小張將唱標內容錄入電腦中“開標一覽表”上并通過投影儀顯示在幕布上。

  十點。唱標結束。投標人就有關開標問題開始提問。

  十點十分。小蔡與投標人核對開標一覽表并簽字。

  十點半。公證員宣讀公證詞。小張宣布開標結束后整理好相關材料離開第一開標室將相關文件存檔。

  整個開標程序有條不紊。

  “每個項目都按照這樣的流程進行嗎?”“是的。我們公司有一個政府采購招標代理的質量體系,該質量體系通過了ISO9001質量管理體系認證。”小張告訴記者,該體系將政府采購業務“規范率”“執行率”和“滿意率”細化落實到部門年度質量目標之中,要求各項目組嚴格執行質量管理體系文件。除了記者上述看到的開標過程,招標、招標文件編制、評標記編寫評標報告等所有政府采購流程均被納入該質量體系。

  “除了ISO9001,我們還有ISO14001。”小張說的ISO14001,是一個環境管理體系,該公司通過每年更新環境法規庫和展開合規性評價,供內部員工查閱公司有關環境政策、方針和業績內容;通過合同評審,進行環境風險控制;通過環境管理體系的日常檢查、內外部審核、管理評審及季度與年度考核機制,加強監督,對存在的不足通過履行糾正和預防措施不斷加以完善,以持續改進環境績效。另外,采購部團隊每年還邀請SGS第三方認證機構(SGS是國際公認的檢驗、鑒定、測試和認證機構)對上述兩大標準體系進行外審,并給出完善方案。

  “兩大管理體系是團隊成長發展的‘根基’。”在采購部總經理姜文那里,記者看到了這兩份管理體系的文本,她告訴記者,通過ISO9001質量管理體系,采購部不斷加強內部制度及標準化建設、提升業務素質,項目業務員游刃有余地以標準化的流程為采購人服務。“如果說ISO9001質量體系是代理機構對采購人的一份‘承諾’,那么作為政府采購的執行方,我們還需要對政府、社會和眾多相關方負責。”姜文表示,通過ISO14001環境管理體系,團隊成員的環保意識不斷加強,在發展業務的同時會顧及任何操作是否會對環境造成一定的影響。

  以規范化守牢職業底線  

  “打鐵必須自身硬”,質量、環境體系為采購部團隊的招標采購工作奠定了良好的基石。但是在標準化之外,秉持“合法與合規”的雙核心宗旨,看清法律法規的“紅線”,守牢職業底線更是一個團隊行穩致遠的“訣竅”。

  十一點。記者走進采購部項目經理老邵的辦公室。辦公桌上整齊擺放著《中華人民共和國政府采購法》《中國政府采購報》等書籍和專業報紙。《中華人民共和國政府采購法實施條例》翻扣在32頁。據其他同事介紹,老邵一有空就閱讀政府采購的法律書籍,每周必看財政部網站關于政府采購的咨詢與反饋欄目,以及《中國政府采購報》的政策報道與案例看臺。現在很多采購人都稱他為政府采購行走的“活字典”“政策通”。

  能成為“活字典”可不是一蹴而就的事兒。老邵認為這與公司的培養大有關系。他介紹,分管采購部的副總史紅雨同時兼公司的總法律顧問,所以對團隊工作是否合法合規尤其重視,牢牢拉緊了團隊成員規范化的“警戒線”。她經常告誡大家,政府采購代理機構工作合法是基礎,法律紅線不能碰;合規是從業操守,違反職業道德的底線不能越。要想在招標代理的市場走得長遠,就要每一步走得踏實,不為蠅頭小利所誘,不為人情世故所困。而要做到合法合規,看清法律法規的“紅線”是最基本的要求,因此,團隊每一位成員的“職業生涯”都是從知法、懂法、用法三階段的法律培訓起步的。知法階段,團隊經常會聘請政府采購業內專家或公司內部的律師為采購人培訓講課,同時要求所有團隊成員必須參加。尤其是新晉員工,入職兩個月內必須熟讀法律法規后進行考核。知法階段之后是懂法階段,就是學習、領會相關法律的內容和實質,融匯貫通,學以致用。這個階段,團隊采用“傳幫帶”形式鍛煉新人,比如某項目開評標,項目經辦人會帶著新成員一起準備開評標的工作、之后會“放手”讓新員工獨立完成,再由其審核指出問題。經過一段時間的鍛煉,項目經辦人會帶著“新兵”嘗試一起編制一些比較簡單項目招標文件的編制,逐步加深新員工對法律法規的理解。第三階段是用法,將理論與實踐相結合。比如,將部門成員做過的和正在做的項目為案例,由專家、律師做“用法”的講解、示范,發動團隊的每一位成員充分討論其中“用法”的利弊得失,通過上述演繹分析大家親身經歷的事情,使團隊的每一位成員對法識得清、記得牢,運用起來也更加得心應手、有的放矢。

  十一點半。到了飯點時間,記者決定跟著老邵一起到樓下餐廳一邊用餐,一邊“打聽”一些關于政府采購招投標的“內幕”。

  “達不成采購人的心愿可能‘丟單’,全部滿足采購人的要求又可能會違法違規,面臨處理或處罰。在專業化與市場化之間,代理機構更在意的是‘不丟單’吧?”記者話音未落,老邵急了,滿臉通紅說道:“怎么可能!本身就是要合理合法地實現采購人的購買意向的同時為其爭取到更優惠的價格、更好的購買條件。代理機構與采購人的意圖是并行不悖的。在某些時候,由于采購人對政府采購的有關法律法規不了解而產生某種誤解,這需要代理機構依據政府采購的法規向采購人去解釋和說明,特別要告知采購人不要逾越法律規定范圍,通過解釋和說明,絕大多數采購人都會將自身行為限定在法律范圍之內,若規勸后采購人仍以身試法,代理機構應堅決停止后續的操作。”老邵說,三年前,他們曾接過外地某醫院的一個采購項目,當地的主管領導曾提出過超越法律范圍的要求,項目經理耐心、反復地進行了解釋和說明,但是采購人仍一意孤行,最后他們明確出函放棄了這個項目采購代理權。

  為了“代理費”做違法的事兒?老邵嚴肅地表示,這真的不存在。

  “聽說不少評審專家挺難‘對付’的,遇上‘專家不專’‘強行增加評標費’‘無理取鬧’的情況怎么能依法依歸地解決問題?”“中國人比較重‘關系’、講‘人情’,如果有個別投標人找關系、軟磨硬泡想提前獲取采購代理機構編制的‘標底’信息或者中標價意見表怎么辦?”

  面對記者“狂轟亂炸”般的提問,老邵一邊苦笑一邊搖頭。

  “有的要在評標現場抖空竹放松身體”“還有帶著蟈蟈兒來的”“有的把我們項目經辦人叫到衛生間談‘加錢’。”面對這些“奇葩”專家,老邵表示只能“見招拆招”。對于履教不聽者依有關規定勸其退場,嚴重違規者代理機構將其行為反映給有關主管機構做進一步處理。至于與投標供應商的關系,老邵告訴記者,鑒于公司嚴格的管理措施和領導對規范化的重視,以及現在完善的法規體系、信息公示制度和各種監督手段,至今沒有出現過提前泄露標底、中標意見、專家名單等問題。

  午餐后,老邵下午要去組織一場評標工作。記者參觀了一圈之后來到采購部第一部門負責人辦公室。

  以專業化精煉服務品質  

  “采購代理作為一個服務行業,服務的專業化是打開工作的一扇大門,同時也是采購人對代理機構認可程度的一個重要的評價指標。如何讓采購人覺得‘稱心如意’‘物有所值’?就是要把實現成本效益作為所有采購項目的重要目標,充分利用資金,實現效益最大化。因此我們在合法合理的條件下盡量滿足采購需求又達到預算約束,在編制采購文件時會進行合理地分包、控制項目周期、確定后期維護等。”十五點。剛剛處理完某項目的質疑答復回到辦公室的采購部部門負責人李姐端起桌上的一杯水,一飲而盡,隨即就談起了記者關心的代理機構“專業化之道”。

  李姐是采購部的“元老”,從事政府采購招標代理工作已有12個年頭。目前,她所在的部門主要從事貨物、服務類政府采購項目,項目涉及國務院下屬的各部和各委員會單位20多個,其中“醫療器械類采購項目”更是行業翹楚。她介紹,為了幫采購人采購到性能價格比高的產品或服務,他們總結了“四招”。

  “第一招”是注重為采購人提供有價值的參考資料。團隊在日常業務中常年注重積累每個項目的結果,對每一種產品都有詳細的信息統計,如設備品牌、型號、金額等,這樣在承接項目后,能為采購人提供同類產品的成交信息。

  “第二招”是注重為采購人提供合適的咨詢專家。由于采購人大都不是所購產品的專家,因此除了希望了解之前的同類產品采購信息外,也希望在該領域有實際采購、使用、管理經驗的專家提供咨詢意見。為此,項目業務員在日常工作中加強對各類專家的深入了解,包括其平時工作的專業領域,擅長的具體專業、以往經歷的項目經驗等,同時也加強了公司專家庫的建設和更新,這樣可以在采購人需要時,為其提供專業和經驗豐富的專家咨詢,幫助采購人最終確定技術方案和采購文件。

  “第三招”是派遣能勝任的項目團隊。他們派遣的項目經理均是服務于某一領域5年以上的政采“老將”,了解以往多個類似項目采購過程中遇到的問題,能在制定采購計劃、編寫采購文件初期就盡量避免類似問題,協助制定應急預案。

  “第四招”是參與項目采購的全過程。對于很多項目,特別是重大項目,項目經辦人不僅僅只是參與招標階段的工作,而是從編制預算開始,就參與了采購人的立項準備、技術調研、商務調研、預算編制、采購計劃、采購類型劃分、各分包的整體銜接、合同條款編制、簽約、履約等各階段的工作。因此項目團隊不僅了解這些項目的政府采購程序,也了解項目技術特點、時間節點、市場狀況。

  基于這“四招”,團隊能在編寫采購文件時,協助采購人按照保證供應商數量、保證質量、保證進度、鼓勵競爭、具有可操作性等原則進行合理分包。同時根據項目進度要求、付款要求、各子項目的銜接、采購人應具備的條件等,編寫項目各節點的時間、交貨期、交貨地點及其他商務條款。由于維保是各制造商獲取利潤的重要手段,增大了采購人后期運營的費用。因此在制定后期維護服務水平時,他們特別注重協助采購人根據現有的維保費用水平,制定完善的通用維保條款,作為各供應商均需遵守的基礎要求,并根據各包的實際情況制定鼓勵加分項,以便最大程度在采購階段獲得維保優惠,減少后期的運營負擔。

  “無論任何采購項目,無論金額大小,我們都會統一要求交給采購人一本備案材料報告。報告中詳細記錄了從委托代理協議開始,到項目執行完畢的全過程,很多采購人用這個報告替代本單位的項目總結材料直接存檔。”李姐非常自豪地說,這項服務已經成為業內的“爆款”產品,得到了采購人的積極反饋,這也在醫療類等項目中形成了“多米諾骨牌效應”,為他們帶來了不少新的業務咨詢。

  在與李姐的聊天中,記者還了解到,盡管“政府采購”如今將“權”放給了采購人,但大部分時候采購人還是委托代理機構做質疑答復的工作。隨著近年來政府采購供應商維權意識的不斷增強,質疑投訴數量的持續上升,情況日益復雜,處理難度越來越大,處理好質疑和投訴等工作也成為代理機構一項非常重要的專業能力。在李姐看來,處理好供應商的質疑投訴,要從質疑發生前做起。為此,采購部團隊本著預防為主、規范操作的原則總結了一套降低質疑概率的經驗。首先,開展業務之前,業務人員必須熟悉政府采購法律法規中關于詢問、質疑、投訴的各項規定,做到處理程序合法合規。其次,團隊每一個人都需要定期通過財政部網站和《中國政府采購報》及時了解最新的案例、對政府采購問題的權威解答和專家觀點,并充分進行內部交流,不懂的地方團隊內部相互交流,還是不明白的知識點就會請教公司的法律顧問,避免同類問題發生在自己的工作中。此外,從過往的經驗來看,團隊收到的質疑中,絕大多數都是對評分辦法的質疑。因此,項目經辦人在編寫評分辦法時堅決以“評審因素的設定應當與投標人所提供貨物服務的質量相關”為原則,確保評分因素與需求對應,避免不合理的評分。同時在編寫評分因素時還要充分考慮到評委的可操作性,從評委的角度看待文字描述是否準確,是否可能產生歧義,是否容易找到評審的依據,并以此調整欠合理的部分,保證可在合理時間內完成評審工作。如果出現質疑情況,項目經理會及時與采購人溝通,以實事求是為原則,在法定時間內答復質疑人,嚴格按照法規程序處理。

  日落西山,采訪接近尾聲。

  十八點。各業務部項目經理再次審核各自當日的評標報告,和將要發出的新項目的招標文件,并準備明早交文印部印發。

  十九點。財務人員有條不紊地退完今天最后一筆保證金,整理清楚每一筆費用清單。

  二十點。記者已經備感疲憊,同團隊的一些工作人員一起走出公司的大門。再回頭望向寫字樓時,很多辦公室依然亮著燈……

  “哪有什么歲月靜好,只不過是有人為你負重前行。”一句時下的流行語,用來形容采購代理工作再合適不過。政府采購社會代理機構作為政府采購活動的執行主體,一頭連著采購人、一頭連著供應商、中間還接著評審專家,讓政府采購各方當事人都滿意可以說知之非難,行之不易。

  這一天的采訪結束了。采購部的政府采購事業仍在繼續。以上是采購部的“十二時辰”,也是中國萬千標準化、規范化、專業化的政府采購代理機構的“十二時辰”。

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